Reunião presencial ou virtual? Qual é melhor?

27 04 2011

por Lucas Toyama

Reunião é uma prática inerente ao ambiente corporativo. O que mudou nos últimos anos foi a forma como ela transcorre, pois o aprimoramento tecnológico permitiu reduzir as distâncias e tornar o encontro virtual. Soma-se a isso o fato de que as equipes são cada vez mais enxutas e os prazos cada vez mais apertados, enquanto questões externas, como o trânsito das grandes cidades, continuam impondo dificuldades a um deslocamento mais ágil. Tudo isso contribuiu para as reuniões por telefone, computador ou videoconferência tornarem-se prática costumeira. Mas será que esse modelo é sempre o recomendado?

Para Alexandre Prates, especialista em liderança, desenvolvimento humano e performance organizacional e diretor do Instituto de Coaching Aplicado (ICA), o olho no olho jamais será substituído. “Presencialmente, as pessoas conseguem discutir assuntos com mais tranquilidade, expor seus pontos de vista de forma mais assertiva”, diz. Ele acredita que as reuniões presenciais são uma boa alternativa para situações nas quais o encontro entre os participantes se dá pela primeira vez e, por isso, há necessidade de uma maior empatia entre os integrantes para se atingir os objetivos, ou mesmo para negociações mais pesadas.

Mas é preciso cuidado para que a vantagem da reunião presencial não se torne um tiro no pé. “Justamente por possibilitar uma comunicação mais aprimorada, as pessoas, muitas vezes, se perdem ao longo do encontro. Aumentam as chances de perder o foco e a objetividade”, afirma.

Prates defende, todavia, que reuniões não presenciais são bastante proveitosas para discussões de alinhamento, não tão estratégicas. “Por ser mais frio, esse tipo de contato tende a ser mais rápido e produtivo”, afirma. Além disso, evita o deslocamento dos participantes. “Você perde um pouco no contato pessoal, mas ganha infinitamente no tempo gasto para a realização da reunião”, diz.

Reuniões desnecessárias

Independente do formato, muitas vezes uma reunião não funciona simplesmente porque ela não precisa existir. “Frequentemente os encontros são convocados sem necessariamente ter uma meta estabelecida ou se saiba exatamente que resultados devem ser alcançados”, afirma Rachel Martinho, diretora de Marketing e Desenvolvimento da consultoria Training X. “Quando isso ocorre, independente do tipo de reunião (presencial ou à distância), percebe-se um nível elevado de improdutividade e um alto grau de insatisfação por parte dos integrantes, que ficam com a sensação de perda de tempo”, complementa.

Considerando-se que a reunião é relevante, alguns pontos devem ser ponderados em ambos os modelos. As presenciais podem se transformar em problema na medida em que exigem a presença de vários participantes, tirando-os do ambiente de trabalho. Em contrapartida, a possibilidade da troca de experiências “in loco” e a percepção da sensibilidade necessária ao tratamento de alguns temas favorecem os resultados.

Tania Bueno, gerente de Recursos Humanos do Grupo Laselva, acredita que reuniões presenciais contam ainda com um importante aliado: a comunicação não verbal. “A comunicação é impactada por outras variáveis além da fala, como postura corporal e expressão facial”, diz. “São sinais tão ou mais importantes do que o conteúdo, pois facilitam o relacionamento e permitem que rapidamente se perceba a reação do interlocutor. Isso permite um melhor controle”, completa.

Como fazer bonito

As fontes ouvidas nesta reportagem dão algumas dicas para aqueles que vão participar de uma reunião, seja ela presencial ou não. Confira.

Presencial

– mais do que nunca, seja pontual;

– tenha claro e estruturado tudo o que vai falar;

– aprenda a ouvir;

– valorize a linguagem corporal;

– participe ou convoque reuniões efetivamente necessárias;

– tenha postura. Olhe nos olhos e anote suas dúvidas, para saná-las em momento oportuno.

Não presencial

– cuidado para não perder a naturalidade;

– cuide bem dos equipamentos e saiba manuseá-los;

– teste as ferramentas com antecedência;

– seja ainda mais objetivo e conciso;

– foque no que for estritamente necessário e indispensável, de forma a manter a atenção do interlocutor;

– atente para o tom de voz. Fale pausado, sempre garantindo que o outro lado ouça;

– procure ter certeza que entendeu o que o outro disse;

– numa videoconferência, não se mova muito e olhe para a câmara.

Fonte: http://www.canalrh.com.br/Mundos/saibacomo_artigo.asp?ace_news=F1FB40B4-5379-425E-9097-E651AFC55CC7&o={0AC307D2-2995-4D25-B427-8FB0CE96F338}&sp=/.JTFx5D5.RKWNF6Pp7J./MT13KO:yO.VFP


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